MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Opérations de fin de sessionLes filières et modules composant une année d’un diplôme sont en général sanctionnés par un examen. La saisie des notes se fait dans FormPlan en cliquant sur le cours-examen, mais les notes sont ensuite visibles dans la partie « Notes » de la maintenance des élèves.
Consultation des notes et résultats dans la fiche élèveLa visibilité des notes est cependant limitée aux seuls utilisateurs autorisés. La gestion de ce droit d’accès ne repose pas sur un mot de passe pour ne pas obliger à le saisir à chaque fois.
Si l’élève n’a pas de note, cet écran ressemblera au suivant :
Le programme autorise plusieurs examens et seul l’examen dont le nom est : « Examen final » sera pris en compte pour le module de passage dans l’année supérieure ou la fin de diplôme. Sélectionnez le type d’examen dont vous voulez afficher les notes. Ce type sera conservé si vous passez d’élève en élève. Si des notes ont été saisies, l’écran devient :
Les boutons d’impression permettent un tableau imprimé selon votre sélection : Tout, filières seules, modules seuls. La partie du bas : « Résultat à l’examen » donne le récapitulatif de la position de l’élève pointé par rapport à la définition de l’examen : moyenne général obtenue par la session, moyenne minimum requise pour l’admission, moyenne obtenue par l’élève, est-il ou non reçu selon la définition de l’examen, combien a-t-il de filières à repasser, est-il le meilleur de sa session et la date de l’export, c’est à dire la date à laquelle les notes de cette session ont été exportées vers Excel pour créer le tableau servant durant les délibérations. Le cercle qui apparaît sur cet écran signale que, si l’élève a été absent à l’examen, c’est ici que ce sera indiqué par le mot « Absent ».
Préparation des résultats d’examenL’export des notes vers Microsoft Excel est motivé par le fait que ce logiciel est capable de faire une mise en page très adaptée aux nombre de filières d’une part et à celui des élèves d’autre part. De plus, il permet de générer des graphiques de répartition autour de la moyenne, non seulement par filière, mais aussi sur la moyenne générale. Un état disposant d’à peu près la même information existe dans FormGest, mais il faudrait de nombreuses journées pour parvenir à la souplesse et aux fonctionnalités offertes par Microsoft Excel. Les procédures de calcul des résultats et d’export des notes sont très simples :
Choisissez ensuite la ou les sessions à traiter en double cliquant sur les noms dans la liste de droite. La liste de gauche ajoutera votre sélection à celle déjà effectuées. Lancez le calcul des résultats avec le bouton adéquat (« Calcul des résultats »). N’oubliez pas de sélectionner le bon type d’examen si vous ne voulez pas avoir de surprise ! Il faut aussi choisir des sessions comportant les mêmes informations relatives à la moyenne d'admission. Les contrôles effectués sont minimes. L’écran synthétique suivant s'affiche :
Cet écran, très complet n’est pas forcément extrêmement lisible, il permet cependant une lecture comparative rapide (le tableau exporté vers Microsoft Excel sera bien mieux présenté). Vous pouvez l’imprimer : la version papier adopte une présentation légèrement différente (encore une fois loin de la qualité obtenue par une impression sous Microsoft Excel où les possibilités de réglage sont plus importantes).
Il s'agit là d'un document de travail : n'hésitez pas à l'imprimer pour faire vos vérifications de notes : prenez toutes les notes d'un élève (au milieu) et vérifiez-les puis prenez toutes les notes d'une filière (au milieu) et faites de même. Toutes les notes doivent être bien entendu identiques à celles enregistrées.
Exporter les notes vers Microsoft Excel pour la délibérationL’export est d’une simplicité extrême. Il faudra ensuite modifier quelques éléments car il est difficile de piloter Microsoft de l’extérieur et la programmation des macros Excel révèle quelques limitations. Cliquez sur « Extraction Excel » sur l’écran de choix d’une ou plusieurs sessions à traiter (cf écrans précédents).
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