MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Les intervenants sont des professeurs, des surveillants, etc. C'est à dire toute personne susceptible de participer à un cours. Mais ce sont aussi des salariés de votre entreprise, ou encore des fournisseurs identifiés.
Et tout travail méritant salaire...
Gestion des intervenantsUn intervenant est un professeur, un salarié interne ou une personne quelconque (hors élèves)
La partie du haut permet de filtrer les enregistrements – ou intervenants – visibles. La liste est triée alphabétiquement. Tapez les premières lettres du nom d’une personne pour afficher la ligne de sa fiche, puis « Modifier » pour voir celle-ci.
Enregistrement des informations
Types d’intervention possibles :Les types d’intervention permettent dé décrire précisément la prise en charge par le programme de cet intervenant. Dans l’écran ci-dessus, il s’agit d’un fournisseur (on n’est jamais mieux servi que par soi-même…). Le bouton « Type » permet d’activer la maintenance de ce fichier annexe. La boite à liste jointe permet un choix dans les types connus. Ces types font partie des fichiers annexes. Autres champs :Le champ « Adresse courrier » permet d’indiquer où, par défaut, sont envoyés les courrier destinés à cet intervenant. La photo n’a pas un grand intérêt pour un fournisseur, mais pour un professeur, elle permettrait de réaliser le trombinoscope que les élèves apprécieront. Le bouton « Photo » permet de faire pointer le système sur le fichier photo de la personne tandis que le bouton « Numériser » permet de récupérer cette photo sous forme fichier à partie d’un appareil qui la numérisera. On retrouve ces boutons dans la maintenance des élèves.
Remplacement d’un intervenant par un autreLorsqu’un professeur est associé à une filière ou un module, il est censé assurer tous les cours. Chaque cours fera donc référence à lui dans sa description dès qu’il sera programmé. S’il venait à s’absenter pour une raison ou pour une autre et qu’il ne puisse assurer ses cours durant une période donnée, il suffit de cliquer sur le bouton « Remplacement » pour décrire via l’écran suivant :
Sortie de listesL’écran de maintenance permet de générer rapidement une liste aux colonnes figées. Si elle ne convient pas, passez dans le menu « Impression » / « Listes » / « Intervenants » pour utiliser le style de présentation adéquat. Au besoin ; créez ou modifiez un style existant en vous référant à la méthode décrite pour les listes d’élèves dans le paragraphe « Styles de listes » du chapitre « Premiers courriers et/ou listes ». Sachez cependant que le programme ne sait pas utiliser les diplômes, années et sessions pour limiter le nombre d’intervenants listés. Tous les intervenants seront présents dans le résultat. Une prochaine version viendra modifier ce fonctionnement pour permettre une sortie par type d’intervention en plus de la sélection d’un diplôme, d’une année et/ou d’une session. Ceci ne faisait effectivement pas partie du descriptif initial.
Envoi de courriersLa gestion des courriers fonctionnent pareil que pour les élèves avec la contrainte mentionnée ci-dessus pour les listes. Tous les intervenants sont concernés dans cette version. Référez-vous au paragraphe « Styles de courriers » du chapitre « Premiers courriers et/ou listes ».
Gestion des payesLa gestion des intervenants permet d’appeler l’écran définissant leurs rémunérations. C’est aussi de cette fenêtre que vous pourrez imprimer ces rémunérations dues afin de les transférer au service des payes
Type de rémunérations disponiblesSuivant le type d’intervention, le tarif n’est pas forcément identique. Le programme vous permet donc de spécifier le niveau de rémunération et la qualification d’un intervenant.
La liste de gauche présente les éléments disponibles pour gérer la rémunération des intervenants. La liste du milieu indique les éléments de facturation éventuellement retenus pour l’intervenant actuel, ainsi que le montant associé. La liste de droite indique la même chose mais pour les seules corrections de copie (qui n’apparaissent du coup pas dans la liste précédente !).
Tous les champs sont requis. Les informations saisies ici seront utilisées lors du calcul des rémunérations.
Pour des corrections de copie, la méthode est la suivante :
L’étape 1 a inséré la ligne dans la liste du centre, l’étape 2 celle de la liste de droite. La définition de rémunération des copies est complète. Il va de soi que pour modifier une intervention, il faut la sélectionner dans sa liste puis cliquez le bouton « Modifier » correspondant. La suppression est tout aussi facile.
Déclaration des interventions dans le planningBien évidemment, pour que le programme sache qui rémunérer, il faut impérativement que les cours fassent référence aux intervenants. Bien que le programme ne bloque pas si vous n’en spécifiez aucun dans la programmation des cours, il est vital que vous soyez strict lors de vos saisies. Le programme ne devinera jamais rien…
Impression des payes et périodicitéL’impression des payes ne se fait pas par le menu des impressions, une prochaine version pourrait ajouter cette option, mais pour simplifier la navigation : paramétrage et impression, tout a été regroupé dans la gestion des intervenants. Le bouton « Impression paye » vous renvoie la question suivante :
L’écran de choix de la période à traiter apparaît ensuite :
Résultat de l'Impression des payesUne impression standard serait :
Ici la réponse contient des cours de Si vous avez demandé d’imprimer tous les intervenants, cet aperçu s’affichera pour tous les intervenants satisfaisant ces critères.
Transfert des documents à la comptabilitéLe transfert de documents à la paye est une opération tellement simple qu’elle mérite à peine un paragraphe. Prenez vos documents imprimés et transmettez-les au service concerné par l’une des méthodes suivantes : à la main, par courrier, par télécopie, numérisez-les et envoyez-les par email, … Le programme n’a pas pour vocation de faire de la gestion de paye : il peut calculer les rémunérations dues et imprimer l’état par professeur.
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