MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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En fin d'année, les élèves reçus et recalés doivent être affectés à une session. Vous disposez de deux méthodes pour mener à bien cette affectation :
Simple changement de nom de la session des reçusCette solution est la plus simple dès l'instant où la plupart des élèves concernés sont affectés à la même session. En effet, il suffit d'aller en « Gestion des sessions » pour modifier la session des reçus : nom, nom court, dates, type, moyenne d'admission puis d'appliquer les modifications.
Il faut opérer de même pour la session de rattrapage.
Dès l'instant où une session de rattrapage comporte une date de début de session, une nouvelle session de rattrapage sera créée au traitement de fin de session suivant. Si vous voulez grouper tous les élèves dans une seule session de rattrapage, ne renseignez cette date qu'une fois toutes les sessions de l'année terminées. Si vous désirez répartir ces élèves dans le temps, renseignez cette entre chaque traitement de fin de session.
Vous pouvez procéder de même pour les redoublants. Pour les inscrire dans leur session, renommez cette session de redoublement et changez son type pour qu'elle devienne une session normale. Lors du traitement suivant de fin de session, une nouvelle session de redoublants sera créée. En conclusion : la méthode de changement de nom évite l'utilisation du traitement d'affectation.
Création d'une session à part entière et affectation des élèvesLe traitement n'est pas très différent de l'affectation en première année. A partir de la seconde année, la session de mise à niveau n'existe plus. Cependant la session principale peut être associée à une session de rattrapage. Celle-ci permet de créer autant de groupes que vous avez de filières différentes à repasser afin d'y inscrire les élèves concernés : ceci est particulièrement valable si le maximum autorisé est de un module ou une filière. En revanche ceci ne pourra fonctionner si le nombre maximum de filière ou module que l'élève peut repasser sans redoubler est supérieur. Chaque filière ou le module est conservé dans la fiche de l'élève indépendamment de l'historique. Ceci permettra de générer des courriers automatiques reprenant cette information.
Dans l'écran ci-dessus, on ne voit que les sessions pour lesquelles l'affectation est possible : en haut les sessions normales, en bas les sessions de rattrapage. Dans notre exemple, une seule session normale est définie, une seule session de rattrapage et aucun élève n'est disponible pour être affecté et aucun n'est affecté à la session pointée en haut à gauche. Si vous ne voyez aucune session de rattrapage, c'est parce que votre session de rattrapage existante ne comporte pas de date de session : veuillez passer en « Gestion des sessions » pour les renseigner. Les redoublants doivent être affectés selon la méthode expliquée sous ce lien Les reçus sont affectés dans une session normale. Parmi eux, ceux devant repasser au moins une filière ou un module devront être affectés en choisissant la session de rattrapage suivie (le programme en crée une automatiquement, mais vous pouvez bien sûr en créer d'autres pour répartir ces élèves dans le temps).
Remarque : si vous aviez déjà des élèves affectés aux sessions auxquelles vous venez d'en ajouter, n'oubliez pas d'associer ces élèves aux sous-groupes correspondants. La démarche la plus logique est de créer vos groupes une fois que toutes vos sessions sont terminées et que l'affectation est réalisée.
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