MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Inscription à une sessionL’inscription d’un élève à une session est une opération qui peut être faite et refaite autant de fois que nécessaire tant que la session n’a pas été initialisée. Nous voulons dire par là que rien ne gène le transfert de session d’un élève tant que les cours n’ont pas commencé et que les factures n’ont pas été générées. Si vous recevez un message d’erreur, il est probable que vous deviez faire une réaffectation, nous verrons cela aussi ci-dessous. Trois moyens coexistent pour affecter un élève à une session et deux permettent de modifier cette affectation :
Affectations à une première année
Il est impératif d’avoir bien préparé ses sessions : session normale et session de mise à niveau. Choisissez la session d’accueil, choisissez ensuite la session de mise à niveau correspondante et sélectionnez enfin les élèves concernés par cette affectation en groupe. En cliquant sur le nom d’un élève à droite en haut, vous ajoutez son nom à la liste de ceux qui sont déjà sélectionnés. Si vous vous êtes trompés sur un nom, cliquez dessus, son nom sera éliminé de cette liste. Un décompte des élèves sélectionnés est indiqué en titre de liste (c’est d’ailleurs le cas un peu partout dans le programme). Pour affecter ces personnes cliquez ensuite sur le bouton « Affecter »
Les élèves affectés rejoignent la liste en bas à droite et le nombre des élèves affectés augmente d’autant. Celui des non affectés diminue. En cas d’erreur d’affectation, cliquez sur un ou plusieurs noms en bas à droite et cliquez sur le bouton « Désaffecter ». Dans le cas où, pour un ou plusieurs élèves sélectionnés, vous avez fait un choix sur la mise à niveau différent de celui effectué au moment de la saisie de la fiche prospect, vous ne pouvez pas ici forcer votre décision actuelle comme étant la bonne. Cette option sera possible sur l’écran des réaffectations.
Affectation des redoublants à la première annéeDans le cas d'une affectation d'un redoublant à sa nouvelle session d'accueil, son nom doit apparaître automatiquement dans la liste de droite. Vous remarquerez qu'en regard de leur nom apparaît le texte « Redoublant ».
Vous retrouverez l'information de fin d'année de ces élèves dans la rubrique Fonction.
Pour affecter les élèves reçus, veuillez consulter les instructions liées...
Annulation d'une affectationVous pouvez avoir fait une erreur au moment de l’affectation d’un élève et vous vous en apercevez par exemple en imprimant une liste : pour annuler cette affectation erronée, pointez sa session dans la maintenance des élèves.
Pointez le nom de l’élève concerné, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option d’annulation de l’affectation, puis validez l’écran suivant si vous êtes sûr de vous.
Modification d'une option de mise à niveauVous pouvez avoir fait une erreur au moment de l’inscription d’un élève (ou il a changé d’avis) et vous en apercevez par exemple en imprimant une liste : le moyen le plus efficace pour modifier cette option est la procédure qui suit : pointez sa session dans la maintenance des élèves.
Pointez le nom de l’élève concerné, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option d’affectation de l’élève à une autre session de l’année.
RéaffectationsSi vous avez déjà émis des factures pour une session, lorsqu’un élève change de session, on parle de réaffectation. Il faut en effet que les factures émises suivent le changement de session afin qu’il ne soit pas refacturé. Si les cours ont déjà commencé mais que l’élève n’a pas été absent, la changement ne pose pas de problème. En revanche toute absence enregistrée bloque la réaffectation. La réaffectation passe par la maintenance des élèves :
Pointez le nom de l’élève concerné, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option d’affectation à une autre session, puis validez l’écran suivant si vous êtes sûr de vous.
Dans le même ordre d'idée, si les groupes avaient déjà été constitués, vous devrez insérer cet élève dans ceux qui le concernent. Pour le cas où une absence aurait été enregistrée mais que vous voulez forcer cette réaffectation, il existe une solution radicale. Effacez les absences de cet élève au niveau des cours dans FormPlan, puis refaites votre réaffectation. Mettez-lui ensuite des absences si les cours sont déjà commencés dans la(les) session(s) d’accueil et rien sinon. L’élève X ne voulait pas de mise à niveau au moment de son inscription. Il réfléchit, décide finalement que son niveau est insuffisant et vous fait part de sa décision de suivre cet session de mise à niveau. Vous pouvez changer cette option au moment de cette réaffectation.
Affectation à une Nième annéeLorsqu’un élève passe dans l’année supérieure, il faut l’affecter là aussi à une session normale. Il n’y a pas ici de mise à niveau possible. Des sessions de rattrapage sont en revanche présentes, mais ce n’est pas l’élève ou le permanent de votre société qui décide de son affectation dans cette session : il s’agit d’un traitement automatique dépendant des filières et/ou modules que l’élève doit repasser pour obtenir son diplôme final. Le fonctionnement des affectations sera identique. Les sessions de mise à niveau n’apparaîtront pas et les sessions de rattrapage ne seront pas sélectionnables par l’utilisateur.
Lorsqu'un élève est issu d'une année antérieure, il se peut qu'il ne soit pas dans votre fichier : par exemple, parce que le programme a été installé après ou bien sa fiche a été effacée par erreur : vous pouvez saisir sa fiche puis, à partir de la maintenance élève, sélectionner son nom dans les élèves non affectés via un clic droit et l'affecter directement dans l'année N désirée. S'il doit repasser une filière ou un module, cochez l'option de mise à niveau qui se transformera en session de rattrapage lorsqu'il sera affecté. Il faudra ensuite saisir la filière qu'il doit repasser afin que l'information puisse être exploitée.
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après leur affectation.
Signifie que l'élève a suivi une session en 2001-2001 et qu'il n'a pas été
reçu.
