MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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FacturationLes opérations de facturation dépendent de la définition du diplôme, des sessions, des éléments de facturations et des montants spécifiques à chaque session.
Remarque : sachez que, le but de ce programme n’étant pas de faire un logiciel de facturation, la gestion des factures est très simplifiée : une fiche facture contient non seulement la totalité des éléments de celle-ci (les lignes de facturation), mais aussi la totalité des lignes des avoirs ainsi que la totalité des lignes des règlements. Tout cela est contenu dans un seul fichier, simplicité oblige.
Modification des éléments de facturation pour un élèveUn élève peut avoir des montants facturés spécifiques. En effet, s’il décide de ne pas suivre tous les cours car il estime son niveau suffisant, il ne devra sans doute pas payer ces cours auxquels il n’assiste pas. Il est donc possible de lui retirer un montant par rapport au montant de base.
Le bouton Modification Eléments de la factures de la maintenance des élèves appelle l’écran décrivant les montants spécifiques de cet élève.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur « Valider ». La facturation de cet élève respectera vos modifications. Il est en revanche impossible dans cette version de lui ajouter des éléments.
Génération des nouvelles facturesLa définition des éléments à facturer, tant au niveau des sessions qu’au niveau de l’élève avec les éléments ôtés n’est qu’un préambule à la génération des factures. Pour générer celles-ci, il faut utiliser le menu « Impressions » / « Factures, attestations » / « Elèves » et « Nouvelles factures ».
La partie de gauche permet de choisir la session à traiter. La partie de droite permet de vérifier les éléments utilisés (on travaille toujours ici sur un style) et surtout de choisir le mode de facturation.
Vos factures sont actuellement générées en deux étapes : les inscriptions permettent de facturer à l’élève et au prospect des frais de dossier qui sont conservés même si la candidature n’est pas maintenue. La facturation standard correspond à tous les autres éléments de facturation décrits dans l’application. Ce sont normalement les frais de scolarité, les ouvrages, les polycopiés, le diplôme européen, etc. Cette liste n’est ni limitative ni obligatoire puisque ces éléments sont évolutifs selon vos besoins et vos méthodes de travail. Veuillez consulter le paragraphe « Modification d’une session » pour de plus amples informations. Inscription : Les factures d’inscription permettent d’engager le prospect et de financer un peu les frais occasionnés par sa prise en charge. Choisissez IMPERATIVEMENT ce mode pour générer ces factures. Facturation standard : factures plus complexes et lucratives que celles d’inscription. Le nombre d’éléments est plus conséquent mais la mécanique reste identique. Choisissez IMPERATIVEMENT ce mode pour générer ces factures. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Générer », une question apparaît : le numéro de facture à utiliser pour la première facture à créer. Ce numéro est TRES IMPORTANT. Il faut impérativement demander à votre service comptabilité quel numéro vous pouvez utiliser et leur demander de suspendre toutes facturation tant que vous n’avez pas terminé cette génération. En effet la règle comptable stipule qu’il ne doit pas y avoir de trous ou de doublons dans les numéros de factures d’une comptabilité. Si vous indiquez un chiffre incorrect, le programme NE FERA AUCUNE VERIFICATION. Relisez-vous avant de cliquer sur « Valider ». A la fin du traitement, Le programme vous indiquera combien de factures ont été créées et le dernier numéro de facture utilisé. Il vous indiquera aussi combien de factures ont été modifiées (ou sont restées inchangées car il ne fait pas la différence). Les différentes possibilités de résultat sont les suivantes :
Dès que vous êtes d’accord avec les factures créées, vous pourrez les communiquer à la comptabilité afin qu’elle puisse recommencer à facturer. Une fois la génération de ces factures terminée pour une session, on peut passer à leur impression.
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