MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Cette page d'aide est conçue de façon didactique. Elle vous guide pas à pas dans les étapes que vit votre Centre de Formation. Repérez l'étape que vit votre activité pour en consulter un résumé succinct, puis activez son lien pour obtenir un complément d'information. Le bouton Page précédente vous fera revenir à cette page... Cliquez sur un des éléments de cette liste pour sauter à cette page.
Premier contact et envoi de documentationProspect : tout service commercial utilise ce terme pour qualifier les personnes qui sont susceptibles de devenir clients.Pour vous, il s'agit essentiellement des personnes qui prennent contact afin de connaître les conditions d'admission pour suivre les cours du Centre de Formation. Premier cap : informations téléphoniques; Deuxième cap ; envoi d'une plaquette, d'un dossier de candidature : vous devez saisir les informations nécessaires à l'envoi : noms et coordonnées (mais seul le nom est obligatoire).
Réception des fiches de candidaturesLe prospect renvoie sa fiche de candidature remplie : vous allez pouvoir saisir les informations complémentaires dans les écrans à partir de la maintenance en choisissant l'ensemble des personnes non affectées.Déroulez les rubriques pour renseigner les zones connues. Aucune n'est obligatoire sauf le nom.
Création d'un diplôme (au moins la première fois) et des ses composantesPour que le programme puisse gérer votre Centre de Formation, il est impératif de créer un diplôme (en indiquant le nombre d'années), puis de renseigner les filières et modules qui le composent. Chaque élément comporte des champs optionnels et d'autres obligatoires...
Création des sessions répartissant les élèves dans le tempsLes sessions permettent de répartir les élèves dans le temps en étalant les périodes de formations. Vous devez avoir au minimum une session pour pouvoir inscrire les élèves. Plusieurs types de session existent.
Affectation des élèves aux différentes sessions, changements de sessionsUn élève qui suit les cours du Centre de Formation doit être associé à une session pour que son nom apparaisse dans le groupe principal.Il peut être associé à deux sessions en même temps, mais jamais plus. La première est appelée session normale et la seconde mise à niveau (pour permettre à l'élève de renforcer ses connaissances avant de commencer la session normale) : ceci n'est cependant valable qu'en première année. En seconde année (et les suivantes), la session associée est une session de rattrapage : elle permet à l'élève qui a réussi l'examen de l'année précédente, mais qui n'a pas eu la note minimum dans une filière/module, de repasser l'examen concerné en fin d'année en cours. Une fois affecté à une session, l'élève peut en changer sous certaines conditions. Consultez l'affectation à une première année, l'affectation à un nième année, l'annulation, le changement de mise à niveau ou encore la réaffectation.
Création des groupesLors de la création d'une session, un groupe est automatiquement créé : le groupe principal !Ce groupe pourra être divisé en sous-groupes afin de répartir les cours et obtenir des salles plus restreintes. Cette subdivision pourra se faire manuellement ou automatiquement (par ordre alphabétique ou aléatoirement).
Création ou adaptation des types de courriers et destinataires par défautLes courriers sont basés sur l'utilisation de Microsoft Word. Le programme extrait les données relatives aux destinataires en se basant sur des variables.Ces variables sont regroupées dans des définitions appelées styles. Chaque type de courrier est associé à un document Microsoft Word et un fichier de données : la fusion des deux est ensuite utilisée depuis Microsoft Word : elle est aussi appelée publipostage.
Envoi de courriersL'envoi de courrier permet de traiter un ensemble de destinataires : par diplôme, par année, par session, par groupe et sous-groupe.Les courriers disposent d'un destinataire par défaut qui peut être modifié pour un élève au cas par cas.
Définition des éléments de facturation : frais de dossier et frais de scolaritéSi vous facturez vos services, cette option permet de définir, par diplôme puis par session les éléments qui seront facturés.Sachez que vous pourrez modifier les éléments facturés pour un élève au cas par cas.
Programmation des coursLa programmation permet de définir le planning des cours par diplôme-année-session. les sous-groupes permettent d'avoir des cours spécifiques.FormGest permet de modifier les infos d'un cours, mais le roi en ce domaine reste FormPlan, la gestion du planning qui permet d'en ajouter, modifier, supprimer, ... Pour en savoir plus dans FormGest..., ou dans FormPlan...
Définition des cas de facturation particuliers et modification des cours d'un élèveLes élèves peuvent désirer ne pas suivre certains cours pour des raisons diverses : ces modifications sont faites depuis la maintenance des élèves. Ensuite la facturation doit être adaptée par rapport au cadre général : c'est possible toujours depuis cette maintenance, seule la rubrique affichée change.
Génération des factures d'une session, Impression des factures, duplicataLes factures sont préparées grâce aux éléments de facturation (éventuellement modifiés pour un élève), puis générées (le programme crée ces factures sans les imprimer). Vous devez les imprimer pour les envoyer à leur destinataire respectif : société employant l'élève ou organisme payeur.Pour en savoir plus sur la génération des nouvelles factures, l'impression des factures, les duplicata, consulter les factures d'un élève...
Transfert en comptabilitéToute facture créée, imprimée et envoyée doit être comptabilisée par votre service comptable. Un traitement permet de générer l'information nécessaire au programme de comptabilité Sage Saari Comptabilité 100.Le fichier concerné est ensuite envoyé à ce service, qui utilise un petit programme qui transforme ces données de façon à être intégrées aux lignes comptables déjà enregistrées : la procédure est simple mais requiert un minimum de participation et de contrôle de la part des opérateurs.
Saisie des règlements, des avoirsLa destinée d'une facture est son règlement ou à défaut de générer un avoir pour l'annuler.
Impression de l'état des règlements et soldesFaire le point sur les règlements reçus et les sommes encore dues est un élément important. Une option du menu Impression génère un document Microsoft Word contenant toute l'information nécessaire.
Gestion des intervenantsLes intervenants sont toutes les personnes qui ne sont pas des élèves ou des responsables de ces derniers au sein de leur société ou des établissements payeurs.Il peut donc s'agir des professeurs, responsables de filières, de session, du diplôme, du Centre de Formation, des surveillants, des salariés de votre société et même des fournisseurs.
Impression des feuilles d'appel et saisie des absences aux coursAvant chaque cours, il convient d'imprimer un document que les élèves signeront à l'entrée du cours : ainsi, le relevé des absences par élèves pourra être conservé par le programme. Il sert à dénombrer à l'issue d'une période ou en fin de session ses présences et absences.L'établissement qui paye les cours apprécie ce document appelé attestation pour justifier la formation auprès de l'état en cas de contrôle. Pour en savoir plus sur les feuilles d'appel, sur la saisie des absences, ou encore les attestations...
Gestion des payes des intervenants : cours et corrections de copiesLes professeurs, assistants et surveillants ne travaillent pas pour rien : le programme est donc capable de calculer la rémunération due en fonction du type d'intervention et du tarif de chacun.
Impression des payes, transfert au service comptableUne fois les données de calcul enregistrées (définition des tarifs, nombre de corrections, mode de paiement), la maintenance des professeurs permet d'imprimer le relevé à transmettre à la comptabilité (ou la paie).
Saisie des notesIl n'y aurait pas de diplôme sans résultat et donc sans notes... Vous pouvez saisir des notes dès l'instant où le type de cours est un examen. Vous pouvez avoir autant d'examens que vous le voulez, mais un seul servira pour le calcul des résultats.
Exportation des notes vers Excel pour générer le tableau synthétique et les graphiquesUn tableau récapitulatif au format Microsoft Excel est généré par le programme pour permettre une présentation des résultats homogène et très lisible. Des graphiques de répartition des notes des élèves sont générés par module et pour la moyenne générale. Chaque graphique identifie la moyenne générale et la moyenne du module.
Délibérations et validation des résultatsLes notes obtenues par les élèves ne sont jamais tout à fait définitives : certaines corrections sont revues lorsque l'élève est limite. Les délibérations jouent ce rôle et le programme va permettre de générer un document Microsoft Excel qui analysera en détail les résultats des élèves.
Passage dans l'année supérieureSi votre diplôme se déroule sur plusieurs années (ou périodes, ou encore niveaux), le traitement de fin d'année est différent pour la dernière année que pour les précédentes.
Traitement de fin de diplômeLe but de l'élève est d'avoir son diplôme. Un archivage de l'information est effectué par le programme.
Retour sur les données d'un exercice antérieur ou changement de dossier de travailL'information gérée par le programme est conservée dans des dossiers. Vous pouvez changer de dossier comme bon vous semble. Cela permet de gérer plusieurs Centre de Formation en cas de besoin ou encore de travailler sur des données temporaires ou de test...
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