MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Définition des éléments de facturation d’une sessionC’est depuis l’écran de définition des sessions que l’on peut définir les éléments de facturation liés à la session pointée. Le bouton « Gestion des facturations » permettra cette association. Il faut cependant avoir défini les éléments facturables au niveau du menu « Fichier » / «Types de facturation » ou avec le bouton correspondant à cette dernière dénomination. Lorsqu'on n'a pas défini d'éléments pour une session, les éléments définis au niveau du diplôme sont repris automatiquement. Cela permet de gagner du temps : il suffit de modifier quelques informations, de supprimer ceux qui sont inutiles et d'ajouter ceux qui sont spécifiques. Pour définir les éléments au niveau du diplôme, aller en « Gestion des diplômes » et utiliser le bouton « Gestion des facturations ».
Ces types de facturation correspondent aux éléments qui seront disponibles pour facturer une session.
Il est très simple ensuite de les utiliser : on associe les éléments un à un en spécifiant le montant (ci-dessous les frais de dossier). Les totaux sont mis à jour. La partie de gauche montre les éléments non utilisés pour la session pointée. La partie de droite ceux retenus. Pour ajouter ou éliminer un montant de cette facturation globale à tous les élèves, faites glisser un élément d’une zone à l’autre. Si vous en ajoutez un, la saisie d’un montant associé sera requise : il faut bien savoir combien sera facturé ! Si on n’a pas défini tous les éléments potentiels de facturation pour le Centre, on retrouve sur cet écran le bouton « Types de facturation » qui permet d’accéder à l’écran présenté page précédente. Nota : Si vous ne parvenez pas à éliminer un élément de facturation alors qu’il n’en reste qu’un (partie de droite), ajoutez l’élément que vous désirez puis éliminez le précédent. Ainsi, pour une session normale, le cadre général actuel définit les éléments de facturation suivants : Frais de dossier, Droits de scolarité et d’examen, Ouvrages, Polycopiés. Nota : Après avoir modifié les éléments descriptifs de la session, le bouton « Appliquer modifications » ne sert pas à enregistrer vos modifications, elles sont automatiquement enregistrées. Il n'y a ici aucune sécurité (hormis celle qui empêche une modification si les factures ont été exportées pour la session. Ces définitions du diplôme et des factures étant réalisées, il reste à les utiliser. Les définitions par défaut d'un diplôme sont affichées lorsque la session pointée ne comporte aucune information spécifique. Un message vous en avertira pour que vous ayez bien conscience de l'origine des données de facturation présentées.
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