MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Tableau Excel : Modifier la présentation des données sous ExcelLes résultats passent par un fichier Microsoft Excel totalement indépendant du programme. Ce fichier peut être situé n'importe où sur vos disques puisque son chargement est à votre charge. Il se nourrit de données provenant de la session en cours, les filières et modules, les noms des élèves ainsi que leurs notes. Certaines opérations ou phases sont entièrement automatisées tandis que d'autres restent MANUELLES.
IMPORTANT : Veuillez consulter les limites de ce fichier... Remarque : le titre de toutes les fenêtres vous rappelle le numéro de version du programme utilisé. Merci de bien vérifier que vous utilisez toujours la dernière version.
Préparation et exportation des résultatsSur l’écran résultant du « Calcul des résultats » on a le bouton « Valider l’export pour FormGest » : ce bouton déterminera la date affichée dans la partie « Notes » de la maintenance des élèves. Vous pouvez exporter et valider l’export des notes autant de fois que vous le voulez. Cette date d’export est cependant requise pour lancer le traitement de fin d’année. De même, seul le type d’examen « Examen final » sera retenu. Fichier Excel : CFAFxx_Session Xxxx 20xx-20xx.XLS Nota : les X et x peuvent être remplacés par d'autres caractères pour différencier et conserver ces notes d'une fois sur l'autre. Sachez cependant qu'aucun mot de passe n'est requis à l'ouverture du fichier. La visibilité des résultats est donc totale. Les deux premiers xx identifient la version des macros utilisées en interne. Répétez-les dans vos noms de fichier pour être certain d'utiliser toujours la dernière vesion. Le fichier Microsoft Excel, développé par notre société pour l’ancienne version DOS du programme de Gestion d’un Centre de Formation, est essentiellement un gros tableau présentant en colonne les filières et modules et en ligne les élèves et leur note. De par la nature de sa construction, il implique des limites d'utilisation que vous pouvez consulter Il ressemble donc au tableau celui généré par FormGest en plus abouti et plus fin. Tableau Microsoft ExcelDerrière ce fichier, des macros vont automatiser toute une partie du traitement nécessaire à l’impression non seulement du tableau final, mais aussi des graphiques de répartition des notes. L’écran « A propos de » affiche le pourquoi de ce fichier Excel. Le bouton « Retour au menu de cette application… » vous fait revenir sur le premier onglet « Interface »
Ce fichier Excel en est à la version 3.5 aujourd'hui : preuve de son évolution (et évolutivité). Conçu en 1995… pour la version d’Excel de l’époque, il a suivi l’évolution des versions d’Excel en raison des modifications internes apportées par Microsoft. Les versions supportées actuellement vont de Microsoft Excel 97 à Microsoft Excel 2000. La version Microsoft Excel XP n'a pas été testée. La page d’accueil de l’application Microsoft Excel (car il s’agit d’une véritable application) est appelée « Interface » par son onglet. Cette page d’accueil est la suivante :
Si vous n’obtenez pas cet écran à l’ouverture utilisez la partie onglet en bas de votre écran pour forcer Microsoft Excel à l’afficher :
Et cliquez sur le bouton le plus
à gauche. Les étapes nécessaires à la préparation du tableau et des graphiques sont clairement indiquées ci-dessus : 0 Nettoyage des élèves… 1 Définition des sessions, titres et matières (ou modules)… 2 Saisie des notes… 3 Calcul des graphiques… 4 Impression des notes et graphiques… Nous avons fait exprès de répéter la couleur des boutons de l’écran d’accueil. Cette opération n’est effectivement nécessaire qu’au début du processus sachant que vous pouvez commencer à travailler votre tableau, l’enregistrer et y revenir plusieurs jours après. La définition des sessions, titres et matières(modules) ne devrait pas trop bouger d’une année à l’autre. Cette partie sera automatisée dans une version ultérieure. En effet Microsoft Excel Xp vient de sortir et certaines personnes utilisent encore la version Microsoft Excel 97… Difficile de se maintenir à jour avec le rythme des versions et surtout les modifications internes de la part de Microsoft qui ne sont pas documentées.
Nettoyage des élèves
Définition des sessions, titres et matières (ou modules)…
Si vos filières et modules ont changé depuis la dernière utilisation, cliquez sur le bouton « Modifier les Matières… », vous obtiendrez :
Les filières composées de plusieurs modules sont les plus difficiles à modifier car le mode de calcul de la note résultante fait appel aux coefficients. De plus le paramètre indiquant laquelle des notes éliminatoires est utilisée entre la note de la filière et celle du module. N’hésitez pas à faire appel à nous pour :
La partie expliquant où il faut mettre la formule de calcul pour les filières est la suivante :
Cliquez sur le bouton « Retour à la préparation de la session et des titres » pour terminer vos modifications. De retour à l’écran de préparation de la session et des titres, lorsque vous cliquez sur « Ok », une question complémentaire vous est posée :
Les élèves seront importés automatiquement d’après le contenu du fichier « Exp_Resu.dbf » du dossier « Export » dans celui du programme. Il contient aussi les notes des élèves aux différents modules concernés mais celles-ci ne sont pas reprises automatiquement à cause des colonnes faisant apparaître les filières. De retour à l’écran de préparation de la session et des titres, lorsque vous cliquez sur « Ok », les élèves seront importés automatiquement d’après le contenu du fichier « Exp_Resu.dbf » du dossier « Export » dans celui du programme. Il contient aussi les notes des élèves aux différents modules concernés mais celles-ci ne sont pas reprises automatiquement à cause des colonnes faisant apparaître les filières. Vous pourrez ensuite passer à l’étape suivante.
Modification des notes…La modification des notes intervient lorsque vous êtes en retour de délibération. Il faut à cet instant modifier les notes non seulement dans le tableau Excel pour l'imprimer sous sa nouvelle forme, mais aussi dans FormGest puisqu'il n'y a pas de lien direct possible entre les deux. Le bouton "Modification des notes" de l'onglet "Interface" est le moyen d'accès. Saisie des notes (OBSOLETE)Cette opération est devenue obsolète car la macro Excel d'importation des élèves a été modifiée (version CFAF32). Le paragraphe "Modification des notes..." le remplace... Veuillez donc sauter à cette étape ! Note : nous avons laissé ce paragraphe pour mémoire et comme guide didactique sur ce genre de procédure sous Microsoft Excel.
Les colonnes des notes doivent être vierges, sinon, retournez à l’étape « 0 Nettoyage… ». Vous devrez faire un copier-coller dans les colonnes concernées, ce qui prend 2 minutes.
Nota : l’autre fichier contient les noms, coefficients et notes minimum requises pour les filières et modules.
Sélectionnez tout le tableau, copiez le dans le presse-papier pour le coller sur un nouveau document sinon, l’opération de collage des données par valeur que nous utiliserons tout à l’heure ne sera pas disponible.
Et collez ces données sur une nouvelle feuille vierge : le format de fichier DBF sera perdu (heureusement) et nous pourrons utiliser l’option « Coller par valeur ». Vous pouvez d’ailleurs fermer « Exp_Resu.dbf ». Sur la nouvelle feuille : Il vous faut à présent sélectionner, module par module, les notes des élèves de la 2ème ligne à la dernière (on ne prend pas le titre des colonnes), les copier dans le presse-papier :
Et collez ces données dans la première colonne, sur la ligne du premier élève (faites attention à la première cellule !)
Bien choisir l’option « Valeurs » avant de cliquer sur « Ok ». Résultat du collage spécial : on ne touche pas au format des cellules. Seuls les chiffres sont collés.
Si vous vous apercevez que la colonne collée ne comporte plus de couleur ou de traits, vous vous êtes trompé d’option. Cliquez sur le bouton d’annulation et recommencez.
Répétez l’opération pour les autres colonnes des modules : dans notre exemple, la colonne dont le titre est en gras ne doit pas être collée : la valeur de cette filière est calculée automatiquement grâce aux modules la composant.
Tableau final et dernières modifications
On n'a rien collé au niveau de la colonne Moyenne Bourse et Déontologie car justement, cette colonne est une moyenne et n'a donc pas besoin d'être collée. Une fois cette saisie terminée, il faut améliorer la présentation en éliminant les couleurs mal disposées (dues à une précédente mise en page), déplacer éventuellement les lignes séparatrices de bas de page et modifier la première ligne répétée de page en page. Identifiez ensuite visuellement les élèves des groupes forts et moins forts, les admis qui ont une filière ou un module à repasser. Déprotégez la feuille de calcul avec le mot de passe approprié. Lancez ensuite l’opération suivante :
Calcul des graphiques…
Puis enfin la dernière opération :
Impression des notes et graphiques…Imprimez tout cela. Faites des corrections au retour des délibérations non seulement sur ce tableau Excel, mais aussi dans FormGest afin que le traitement de fin d’année prenne en compte les données les plus récentes (à l'issue de celles-ci, validez le résultat des délibérations pour FormGest).
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