MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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La Foire Aux Questions est un espace de questions-réponses. Ces questions sont pour l'instant disposées par ordre chronologique d'apparition. Elles seront réorganisées lorsque leur nombre sera trop important. Pointez une question pour obtenir votre réponse... Cette section est appelée à évoluer. Elle regroupera les questions qui nous sont le plus souvent posées.
La recherche d’un élève n’aboutit sur aucune fiche ?Vous avez demandé une recherche sur un élève : son nom apparaît dans la liste des occurrences mais lorsque vous voulez afficher sa fiche dans la maintenance, aucune fiche n’apparaît. Réindexez immédiatement. Si la situation perdure, il est probable que vos fichiers sont abîmés. Contactez-nous immédiatement pour que nous réparions ceux-ci. Ne travaillez jamais sur des fichiers abîmés au risque de voir vos informations perdues. Un décalage de cet ordre est un signe avant-coureur de problèmes plus importants.
Les attestations sortent avec des totaux erronés pour certaines personnes ?Les totaux horaires et en nombre de cours sont calculés d’après les cours auxquels participent les élèves : si vous remarquez des erreurs, vérifiez en premier le planning des cours des personnes incriminées. Soit le nombre de cours, soit la durée sont incorrectes, soit les deux…
Les courriers concernant les résultats d'examen indiquent que tous les élèves sont absents ?Vous n'avez pas validé les résultats de délibération. Consulter la procédure à suivre.
L’application affiche un élément avec un nom bizarre ?
L’exemple est typique : un autre utilisateur a supprimé un enregistrement mais votre écran fait encore référence à cet élément : ce texte vous indique que vous ne pourrez utiliser cette ligne qui ne correspond plus à rien de valide. Si vous quittez cet écran et que vous le réaffichez, il est probable que cette ligne aura disparu.
L’application se plante sauvagement ou se fige et plus rien ne fonctionne ?Vous rencontrez des problèmes d’exécution dans la maintenance des élèves alors que la page Facturation est affichée lorsque vous changez d’élève : la cause en est le fichier « Ctl3d.dll » de Windows qui a été remplacé par une autre version si vous avez installé un programme récemment sur votre ordinateur. La version de « Ctl3d.dll » qui fonctionne (c’est à dire qui est exempte de bogue) est un fichier de 21Ko qui date du 11/12/2000. si vous avez des doutes sur votre version, reprenez une copie du fichier « Copie de Ctl3d.dll » et mettez-la dans le dossier système de Windows (généralement C:\Windows\System). Il faut bien entendu avoir quitté tout programme qui pouvait s’en servir et donc avait établi un lien interne avec lui. Au besoin relancez votre machine et faites-le tout de suite après ce redémarrage.
L’application semble mélanger les informations ?Vous avez besoin IMMEDIATEMENT de réindexer les fichiers. Reportez-vous au paragraphe « Reindexation des fichiers » du chapitre « Divers et opérations de maintenance ». Si vous ne le faites pas immédiatement, le programme gèrera les informations n’importe comment et vos données s’abîmeront de plus en plus !
Vous recevez un message d'erreur au lancement du programme ?
D'autres messages peuvent survenir au lancement : veuillez appliquer la même méthode. Si la situation perdure malgré tous vos efforts (ou ceux de votre service informatique), contactez-nous.
Vous recevez un message de surcharge réseau ?
Vous recevez un message d'ouverture partagée impossible ?
Un autre programme a verrouillé le fichier indiqué : FormGest et FormPlan utilisent l’ouverture en mode « partagé ». Le programme responsable ne fait pas partie de la suite « Gestion d’un Centre de Formation ». REMARQUE : il est très dangereux pour les données d’utiliser un autre programme. Si vous avez besoin néanmoins de ce mode d’accès, utilisez TOUJOURS une copie.
Lancement de l’application impossible ?Si vous obtenez l’écran suivant au lancement de l’application, c’est sans doute que vous avez trop de fichiers ouverts à cet instant. Fermez une ou deux applications dont vous n’avez plus besoin pour l’instant et relancez-la.
Vous recevez un message de plantage de l’application ?Un plantage système provoque généralement l’écran qui suit, sauf si les ressources système sont si faibles que la gestion d’affichage de l’écran d’erreur n’a même plus de quoi travailler (auquel cas la sortie du programme est brutale, mais silencieuse). Si tel est le cas, relancez votre machine et faites la même demande : un écran ressemblant à celui qui suit devrait apparaître :
Pour nous faire parvenir cet copie d'écran suivez la procédure de ce lien.
Vous ne pouvez saisir une date au-delà des limites de l’application ?Le système sait gérer des dates allant du 26/01/1876 au 31/12/2999, ce qui devrait suffire à votre utilisation... Cela dit les / gênent parfois la saisie d'une date : vous pouvez alors soit effacer toute la zone et saisir votre information, soit aller la piocher dans le calendrier qu vous afficherez avec un double-clic dans cette zone.
Vous n'obtenez un nombre incorrect d'élèves devant repasser une filière/module ?Vous avez probablement mal défini la note minimum de chaque filière et module. Vérifiez la définition de chacune des filières et modules, ainsi que le nombre de filières/modules maximum au niveau de la session.
Vous obtenez un nombre incorrect de reçus ?Vous avez probablement mal défini la moyenne minimum à obtenir. Vérifiez la définition du diplôme.
Comment faire pour savoir qui est presque diplômé car doit repasser une filière ou un module ?Il suffit, dans la maintenance des élèves, de pointer la session des élèves devant repasser une ou plusieurs filières (ou modules) de la dernière année du diplôme. Un autre moyen est de regarder dans la session des presque diplômés, d'afficher la rubrique Facturation et de regarder si l'élève a la coche concernant cette information.
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