MANUEL DU LOGICIEL DE
GESTION D’UN CENTRE DE FORMATION V1.03
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Impressions des factures, avoirs, relances et soldesToutes ces impressions fonctionnent pareil :
Remarque (disponible selon les versions) : vous pouvez naviguer dans les styles de facturation sans avoir besoin de revenir au menu. Ainsi les styles "Nouvelles factures", "Factures", "Duplicata", "Avoirs", "Relances", "Soldes", Soldes Règlements", "Export" et "Attestations", permettent de passer rapidement d'une tâche à la suivante. De plus les éléments du mode de facturation (impression, relances, ...) sont conservés et restitués d'une fois sur l'autre (dès leur modification) : il en va de même des fichiers Microsoft Word et de données. Ils sont attachés au style. Ces styles ne sont pas modifiables, pour ne pas perturber le fonctionnement, sauf si vous donnez le mot de passe correct. Merci de nous consulter à ce sujet. Lorsque vous passez d'un style à l'autre, les contrôles présents sur la boite de dialogue vont apparaître ou disparaître en fonction du style pointé.
Impression des facturesL’impression des factures est une opération très simple. Avec un écran de sélection identique au précédent paragraphe (toutes les options de ce menu utilisent d’ailleurs le même), vous choisissez la session, le mode de facturation et le filtre éventuel (via le bouton « Filtre »).
Le programme vous confirme en fin de traitement le nombre de factures traitées après avoir modifié ou non la date de la facture. Durant le processus de génération des enregistrements du fichier de données pour la fusion des factures avec Microsoft Word, un degré d’avancement sera affiché. Ceci est d’ailleurs valables pour toutes les opérations un peu longues. Veuillez vérifier quelques factures pour vous assurer que tout va bien : il serait désastreux pour votre image d’envoyer des factures erronées… Prenez une ou deux factures au hasard et un ou deux cas particuliers. Décortiquez les montants imprimés, comparez-les avec ceux stockés et ceux imprimés sur vos plaquettes. Vous pouvez filtrer les factures à imprimer via le bouton « Filtrage ». La zone associée affiche si un filtre est ou non actif.
Impression des duplicataUn duplicata n’est qu’une copie conforme d’une facture déjà envoyée. Seul le mot DUPLICATA indique ce changement d’état. La procédure est identique à celle des impressions de factures : c'est la raison pour laquelle ce paragraphe se situe ici même s'il ne respecte pas l'ordre chronologique. Filtre identique à l’option des factures.
Impression des avoirsL’impression des avoirs est identique à celle des factures et duplicata. Le courrier Microsoft Word est le seul élément différent. Filtre identique à l’option des factures.
Impression des relancesLes relances interviennent pour rappeler à certains clients que leur compte n’est pas soldé. L’impression de ces courriers fonctionne comme pour les précédents (factures, duplicata et avoirs).
Impression des soldesL’impression des soldes est utilisée pour créer un tableau synthétique des sommes facturées, des règlements effectués et des soldes dus. Il s’agit d’un document Microsoft Word dont l’impression fonctionne comme pour les précédents (factures, duplicata, avoirs et relances). Deux styles sont ici disponibles pour vous permettre plus de souplesse : soldes et règlements.
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